SAP-Anbindung

Das OLP ist an das SAP angebunden. Da es sich hier um komplexe betriebliche Prozesse handelt, sind einige Punkte zu beachten.

SAP-Export / Rückmeldung

SAP-Export beschreibt die Richtung vom OLP ins SAP, das OLP übermittelt also Daten an das SAP. Es findet eine Rückmeldung an das SAP statt. Die technischen Spezifikationen für den SAP-Export sind unter Systemadministration / SAP Import & Export Spezifikation dokumentiert.

Das Auslösen des SAP-Exports ist aus den Status “Reparatur abgelehnt” und “Abgeschlossen” möglich. Der Export wird dann sofort durchgeführt. Bei erfolgreichem Export wird der Auftrag automatisch in den Status “Archiviert” verschoben.

Achtung: Materialbuchungen in Aufträgen werden dementsprechend erst beim Durchführen des SAP-Exports bei Auftragsabschluss an das SAP übermittelt. Der reale Lagerbestand kann also abweichen! Diese Entscheidung wurde getroffen, da es aktuell nicht möglich ist, Stornierungen von Materialbuchungen an das SAP zu übermitteln.

Der Export besteht aus zwei Bestandteilen:

1. Teilebuchungen / Materialbuchungen
   • Verbrauchtes Material (Materialnummer, Anzahl)
   • Es werden keine stornierten Buchungen an das SAP übermittelt
2. Zeitbuchungen und Statusrückmeldung
   • Zeitbuchungen (L100)
     • Personalnummer, Zeitstempel, Buchungstyp, Gebuchte Zeit in Minuten, Beschreibung
     • Es werden keine stornierten Buchungen an das SAP übermittelt
   • Statusrückmeldung (L400)
     • Meldet den Auftrag als abgeschlossen an das SAP zurück
     • Personalnummer und Abschließendes SAP-Servicekennzeichen (KA, KI, IS, AS, PR, CG, GO)

Aus technischen Gründen werden diese Bestandteile separat an das SAP übermittelt. Es ist daher theoretisch möglich, dass ein Bestandteil korrekt übermittelt werden kann, der andere jedoch nicht. Sobald der Export von mindestens einem der beiden Teile fehlschlägt wird der Auftrag nicht automatisch in den Status “Archiviert” verschoben, sondern stattdessen in den Status “SAP-Export”. Zusätzlich werden entsprechende Fehlermeldungen erzeugt.

In diesem Fall muss eine Fehleranalyse stattfinden, welche in Fehlersuche / SAP Export beschrieben ist.

Der Export kann über den entsprechenden Button in der Auftragsübersicht gestartet werden:

Anschließend öffnet sich ein Dialog, in welchem die Personalnummer und das Servicekennzeichen für die Statusrückmeldung (L400) eingegeben werden müssen. Durch betätigen des Buttons “Exportieren” wird der Export gestartet. Die Personalnummer des aktuell angemeldeten Benutzers wird vorausgefüllt.

Ein erfolgreicher Export wird durch eine entsprechende Mitteilung quittiert:

Im Fehlerfall wird stattdessen eine Fehlermeldung angezeigt.

SAP-Import

SAP-Import beschreibt die Richtung vom SAP ins OLP. Das SAP übermittelt also Daten an das OLP.

Die technischen Spezifikationen für den SAP-Import sind unter Systemadministration / SAP Import & Export Spezifikation dokumentiert.

Der SAP-Import findet dann statt, wenn Daten aus dem SAP an das OLP übermittelt werden (das SAP entscheidet also, wann der Import stattfindet). Derzeit ist dies einmal täglich um 8:00 Uhr morgens der Fall.

Beim SAP-Import werden folgende Daten getrennt an das OLP übermittels:

1. Neue Aufträge
   • SAP ist der einzige vorgesehene Weg um regulär Aufträge im OLP anzulegen
   • Für Details zu den Bestandteilen eines Auftrags siehe Benutzerdokumentation / Grundbegriffe
2. Teile / Material
   • SAP ist der einzige vorgesehene Weg um Teile / Material anzulegen, zu bearbeiten und den Bestand zu aktualisieren (abgesehen von Materialbuchungen, welche den Bestand reduzieren)
   • Aktuell wird immer die komplette Datenbank an für das Labor vorgesehenen Teilen / Material importiert
   • Beim Import werden sämtliche Eigenschaften des Materials überschrieben (Name, Lagerort, Beschreibung, Bestand)
   • Material / Teile wird über die SAP-Materialnummer identifiziert